Gestão de evidências – Por Heitor Borba
Para que um sistema de gerenciamento seja eficaz é necessário gerar e gerir corretamente as evidências decorrentes da sua implementação.
Evidência significa clareza, certeza, comprovação. É tudo que pode ser usado para comprovar se algo é verdadeiro ou falso. Enquanto uma evidência científica consiste num conjunto de elementos utilizados para suportar a confirmação ou a negação de uma determinada teoria ou hipótese, em Segurança e Saúde Ocupacional (SSO) evidência é ente de comprovação de execução de normas, procedimentos e dispositivos legais. Nem sempre é documento. Uma foto do piso da fábrica pode formar evidência de execução da sinalização de segurança. Pode também ser comprovada visualmente pelo auditor. Um sistema gestor com prática baseada em evidências aborda definição de pendências, busca de soluções, avaliação crítica, execução das ações e avaliação dos resultados obtidos. Esse sistema pode possuir procedimentos excelentes e pecar na geração das evidencias.
As falhas mais comuns encontradas em provas de gestão são:
a) Insuficiência das ações;
b) Erro nos prazos de guarda;
c) Erro no direcionamento dos documentos;
d) Identificação e localização deficientes.
INSUFICIÊNCIA DAS AÇÕES
Registros contendo informações insuficientes podem ocasionar danos piores do que se os mesmos não existissem. Além de pôr em cheque o sistema de gestão, esse tipo de evidência induz nos gestores a falsa idéia de que o problema foi resolvido. A instalação de exaustores como medida corretiva para eliminação de contaminantes do ar pode não ser eficiente se o agente nocivo também penetra através da pele, por exemplo. Os formulários de registro devem possuir os campos necessários as anotações. As evidências devem ser formadas em consenso, com a participação dos trabalhadores envolvidos, profissionais de segurança e saúde e gestores.
PRAZOS DE GUARDA
Os prazos para arquivamento dos registros devem ser os definidos pela legislação. É comum encontrar prazos inferiores aos constantes dos dispositivos legais. Geralmente os gestores contemplam apenas a legislação trabalhista e esquecem que na legislação previdenciária também há dispositivos pertinentes sobre Segurança e Saúde Ocupacional. Um exemplo disso são os programas de segurança e os laudos que devem ser guardados por vinte anos. O melhor é definir prazos superiores aos da legislação.
DIRECIONAMENTO DOS DOCUMENTOS
Antes de definir quais integrantes da organização devem assinar os registros é necessário avaliar junto ao empregador quem de fato tem esse poder. Deve ser levado em consideração um dos princípios básicos da administração que é a paridade entre a responsabilidade e a autoridade. Delegar responsabilidade a quem não possui autoridade suficiente para executar as ações é o mesmo que não haver responsável algum.
LOCALIZAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO
Todos os registros devem possuir sistema de arquivamento que permita uma rápida localização e identificação. Numa auditoria é comum o atraso na apresentação dos documentos solicitados pelo auditor. Além de passar uma má impressão ainda prejudica os trabalhos de verificação. Um bom sistema de arquivamento contribui, por exemplo, na localização de laudos para preenchimento de Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) de ex-funcionários.
A evidência, como ferramenta de execução para acreditação de um sistema de gestão eficaz, deve levar em conta a formatação dos formulários de registro, a definição dos responsáveis no processo, a legibilidade e conteúdo das informações, a suficiência e eficiência das medidas de controle apontadas, o comprometimento do empregador e dos empregados e finalmente o cumprimento das metas definidas. Não há outra forma de gestão eficaz.
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