A ferramenta 5W2H

Postado por em novembro 19, 2015 em Artigos Técnicos, Materiais para Ler e Baixar | 0 comentários

A ferramenta 5W2H

A ferramenta 5W2H – Por Heitor Borba

 

A ferramenta 5W2H é uma das mais importantes ferramentas administrativas que pode ser empregada também na gestão de segurança e saúde ocupacional com o objetivo de melhorar o seu desempenho.

Trata-se de uma planilha muito conhecida no meio prevencionista como “Plano de Ação”. A planilha 5W2H é uma ferramenta de planejamento estratégico para forçar a execução das ações necessárias e atingir resultados satisfatórios. Com origem inglesa, foi elaborada a partir de cinco termos principais iniciados na língua original pela letra “W”:

FOT 5W2H

O quê?

Indicar a ação a ser executada ou a meta que se deseja atingir;

Por quê?

Justificar a causa da ação ou meta proposta na coluna inicial “O quê?”;

Quem?

Indicar o nome do responsável pelo alcance da meta ou execução da ação. Evitar colocar mais de um nome;

Onde?

Indicar o local ou unidade da organização onde será executada a ação;

Quando?

Citar o prazo final para conclusão da ação ou alcance da meta proposta;

Como?

Descrever de forma hierárquica como as ações devem ser executadas;

Quanto?

Estimar quanto o projeto custará para a empresa após a sua execução.

O gestor poderá pular alguns “W” ou “H” desnecessários ao projeto em questão. A Planilha 5W2H é bastante adequada para planejar e detalhar etapas de projetos, em especial, para visualizações futuras. Por isso é bastante utilizada na gestão de segurança e saúde ocupacional. O projeto poderá ser dividido ou desdobrado em etapas cada vez mais próximas da etapa operacional.

É importante que o gestor atente para alguns fatos importantes:

a)    Tenha conhecimento do problema, da ferramenta e da sua correta aplicação para colocar os dados corretamente na planilha, escolhendo a ação sequenciada, necessária e suficiente, é preciso que o profissional domine não somente a ferramenta de gestão, mas também a problemática e seu controle eficaz;

b)    Assuma total responsabilidade pela gestão da planilha, respaldado no princípio administrativo da paridade entre a autoridade e a responsabilidade: O gestor é o responsável pela ferramenta e deverá possuir a credibilidade e a aprovação requeridas para o sucesso do empreendimento;

c)    Faça com que a planilha seja aprovada e analisada criticamente pela alta direção da empresa: O empenho da alta direção é fundamental para que o projeto seja executado em sua plenitude. Não basta apenas aprová-lo, mas também analisá-lo criticamente dentro dos períodos de vigência. Apenas aprovar o projeto não garante o seu sucesso;

d)    Consiga o comprometimento total da alta direção e de todos os envolvidos no projeto: “Comprometimento” é a palavra mágica que faz com que as coisas aconteçam. É necessário ganhar pessoas para a causa;

e)    Elabore a ferramenta 5W2H em consonância com a etapa do ciclo PDCA (Planejar, fazer, conferir e agir) mais apropriada, ou seja, as etapas de planejamento e de desdobramento do projeto:

O ciclo do PDCA:

=> PLANEJAR

=> FAZER

=> CONFERIR

=> AGIR

 FOTO PDCA

Modelo da Planilha Plano de Ação:

O QUÊ? POR QUÊ? QUEM? ONDE? QUANDO? COMO? QUANTO? P OBS
Instalar dois  exaustores dimensiona

dos

Reduzir contaminantes (gases,  vapores e fumos de soldas) do ambiente SESMT Setor de Solda elétrica Até janeiro/2015 1-Contratação de um Engenheiro Mecânico ou empresa especializada para elaboração do projeto;

2-Contratação de empresa especializada para instalação e manutenção do equipamento ou aquisição no comercio e instalação pela própria empresa sob supervisão de Eng. Mecanico;

3-Elaboração em conjunto com a empresa de manutenção ou Eng. Mecânico do Plano de Manutenção;

4-Elaboração do check list de inspeção para o SESMT;

5-Realização do monitoramento (levantamento ambiental) no local a fim de verificar a eficácia do equipamento instalado.

Valor estimado em R$ 2.000,00 (ver orçamentos) 1 Verificar a eficiência do equipamento durante a utilização;

Caso não seja eficaz, elaborar outro Plano de Ação para correção.

P = PRIORIDADE

 

Portanto, antes de elaborar um Plano de Ação avalie se há na empresa a cultura necessária e suficiente para sua execução. Caso contrário, será mais um projeto que irá para a gaveta, possivelmente, levando consigo o seu gestor, devido ao descrédito ocasionado pelo fracasso.

Webgrafia:

http://heitorborbainformativo.blogspot.com.br/2011/04/heitor-borba-informativo-n-0033-maio.html

http://www.portal-administracao.com/2014/12/5w2h-o-que-e-e-como-utilizar.html

http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/

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