A ferramenta 5W2H – Por Heitor Borba
A ferramenta 5W2H é uma das mais importantes ferramentas administrativas que pode ser empregada também na gestão de segurança e saúde ocupacional com o objetivo de melhorar o seu desempenho.
Trata-se de uma planilha muito conhecida no meio prevencionista como “Plano de Ação”. A planilha 5W2H é uma ferramenta de planejamento estratégico para forçar a execução das ações necessárias e atingir resultados satisfatórios. Com origem inglesa, foi elaborada a partir de cinco termos principais iniciados na língua original pela letra “W”:
O quê?
Indicar a ação a ser executada ou a meta que se deseja atingir;
Por quê?
Justificar a causa da ação ou meta proposta na coluna inicial “O quê?”;
Quem?
Indicar o nome do responsável pelo alcance da meta ou execução da ação. Evitar colocar mais de um nome;
Onde?
Indicar o local ou unidade da organização onde será executada a ação;
Quando?
Citar o prazo final para conclusão da ação ou alcance da meta proposta;
Como?
Descrever de forma hierárquica como as ações devem ser executadas;
Quanto?
Estimar quanto o projeto custará para a empresa após a sua execução.
O gestor poderá pular alguns “W” ou “H” desnecessários ao projeto em questão. A Planilha 5W2H é bastante adequada para planejar e detalhar etapas de projetos, em especial, para visualizações futuras. Por isso é bastante utilizada na gestão de segurança e saúde ocupacional. O projeto poderá ser dividido ou desdobrado em etapas cada vez mais próximas da etapa operacional.
É importante que o gestor atente para alguns fatos importantes:
a) Tenha conhecimento do problema, da ferramenta e da sua correta aplicação para colocar os dados corretamente na planilha, escolhendo a ação sequenciada, necessária e suficiente, é preciso que o profissional domine não somente a ferramenta de gestão, mas também a problemática e seu controle eficaz;
b) Assuma total responsabilidade pela gestão da planilha, respaldado no princípio administrativo da paridade entre a autoridade e a responsabilidade: O gestor é o responsável pela ferramenta e deverá possuir a credibilidade e a aprovação requeridas para o sucesso do empreendimento;
c) Faça com que a planilha seja aprovada e analisada criticamente pela alta direção da empresa: O empenho da alta direção é fundamental para que o projeto seja executado em sua plenitude. Não basta apenas aprová-lo, mas também analisá-lo criticamente dentro dos períodos de vigência. Apenas aprovar o projeto não garante o seu sucesso;
d) Consiga o comprometimento total da alta direção e de todos os envolvidos no projeto: “Comprometimento” é a palavra mágica que faz com que as coisas aconteçam. É necessário ganhar pessoas para a causa;
e) Elabore a ferramenta 5W2H em consonância com a etapa do ciclo PDCA (Planejar, fazer, conferir e agir) mais apropriada, ou seja, as etapas de planejamento e de desdobramento do projeto:
O ciclo do PDCA:
=> PLANEJAR
=> FAZER
=> CONFERIR
=> AGIR
Modelo da Planilha Plano de Ação:
| O QUÊ? | POR QUÊ? | QUEM? | ONDE? | QUANDO? | COMO? | QUANTO? | P | OBS |
| Instalar dois exaustores dimensiona
dos |
Reduzir contaminantes (gases, vapores e fumos de soldas) do ambiente | SESMT | Setor de Solda elétrica | Até janeiro/2015 | 1-Contratação de um Engenheiro Mecânico ou empresa especializada para elaboração do projeto;
2-Contratação de empresa especializada para instalação e manutenção do equipamento ou aquisição no comercio e instalação pela própria empresa sob supervisão de Eng. Mecanico; 3-Elaboração em conjunto com a empresa de manutenção ou Eng. Mecânico do Plano de Manutenção; 4-Elaboração do check list de inspeção para o SESMT; 5-Realização do monitoramento (levantamento ambiental) no local a fim de verificar a eficácia do equipamento instalado. |
Valor estimado em R$ 2.000,00 (ver orçamentos) | 1 | Verificar a eficiência do equipamento durante a utilização;
Caso não seja eficaz, elaborar outro Plano de Ação para correção. |
P = PRIORIDADE
Portanto, antes de elaborar um Plano de Ação avalie se há na empresa a cultura necessária e suficiente para sua execução. Caso contrário, será mais um projeto que irá para a gaveta, possivelmente, levando consigo o seu gestor, devido ao descrédito ocasionado pelo fracasso.
Webgrafia:
http://heitorborbainformativo.blogspot.com.br/2011/04/heitor-borba-informativo-n-0033-maio.html
http://www.portal-administracao.com/2014/12/5w2h-o-que-e-e-como-utilizar.html
http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/
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