Planejamento Empresarial

Planejamento Empresarial – Por Heitor Borba

Nenhuma atividade empresarial deve ser executada sem um planejamento prévio, mas isso nem sempre ocorre.

Executar atividades empresariais sem um planejamento prévio é um risco que as organizações não deveriam correr. As atividades empresariais são complexas e de grande especificidade em todos os níveis hierárquicos. Mesmo as atividades rotineiras mais simples e comuns merecem no mínimo uma atenção inicial do responsável pela área ou serviço. Essa necessidade se deve ao fato de que as atividades empresariais são realizadas num contexto maior, com presença de outros profissionais realizando outras ou as mesmas atividades e de forma simultânea ou não. Ainda há o ambiente empresarial que contribui para a ação de interferentes ou riscos, com resultados muitas vezes desastrosos.

A ausência de planejamento pode desencadear ou agravar riscos adicionais inerentes à atividade ou ao ambiente, tanto interno quanto externo.

O planejamento deve ser realizado nos níveis institucional (estratégico), intermediário (tático) e operacional (supervisão).^[1]

O planejamento define onde a empresa ou gestor pretende chegar, o que, quando, como e em que sequencia deve ser feito para atingir os objetivos. O planejamento consta como função primária da administração porque é através do mesmo que são desencadeadas as demais funções administrativas básicas:

1) Objetivos;

2) Organização;

3) Direção;

4) Controle;

Claro que para se chegar a esses resultados há necessidade de se realizar um diagnóstico empresarial (onde estamos?), definir objetivos (onde queremos chegar?), definir políticas e estratégias (como chegaremos?) e definição do orçamento (quanto investiremos?) e das metas (resultados em função do tempo).

OBJETIVOS

É a primeira função administrativa. Objetivos são os resultados esperados ou desejados pela empresa ou gestor. Os objetivos (definidos no planejamento) devem ser especificados em função das prioridades ou importância. Para isso, há necessidade de se elaborar um Plano de Ação.

O Plano de Ação deve definir no mínimo:

a) Objetivo a ser atingido;

b) As ações necessárias e suficientes para que os objetivos definidos sejam atingidos;

c) A forma de execução das ações;

d) As prioridades por ação;

e) O prazo de execução;

f) O responsável pela execução.

Para consolidação do Plano de Ação pode ser utilizada a ferramenta 5W2H^[2] , conforme modelo abaixo:

Modelo da Planilha Plano de Ação com base na ferramenta 5W2H:

O QUÊ?

POR QUÊ?

QUEM?

ONDE?

QUANDO?

COMO?

QUANTO?

OBS

Instalar dois exaustores dimensiona

dos

Reduzir contaminantes (gases, vapores e fumos de soldas) do ambiente

SESMT

Setor de Solda elétrica

Até janeiro/2015

1-Contratação de um Engenheiro Mecânico ou empresa especializada para elaboração do projeto;

2-Contratação de empresa especializada para instalação e manutenção do equipamento ou aquisição no comercio e instalação pela própria empresa sob supervisão de Eng. Mecanico;

3-Elaboração em conjunto com a empresa de manutenção ou Eng. Mecânico do Plano de Manutenção;

4-Elaboração do check list de inspeção para o SESMT;

5-Realização do monitoramento (levantamento ambiental) no local a fim de verificar a eficácia do equipamento instalado.

Valor estimado em R$ 2.000,00 (ver orçamentos)

Verificar a eficiência do equipamento durante a utilização;

Caso não seja eficaz, elaborar outro Plano de Ação para correção.

P = PRIORIDADE

As ações iniciais de um bom planejamento devem considerar:

a) Estabelecimento dos objetivos (resultados esperados por prioridades);

b) Desdobramento dos objetivos (detalhamento das ações do nível estratégico ao nível operacional);

c) Abrangência do planejamento (estratégico, tático ou operacional).

O Plano de Ação pode ser relacionado ao método (Procedimentos. Ex.: Análise Preliminar de Riscos – APR , Ordem de Serviços), dinheiro (Orçamentos. Ex.: Planilha de Custos) tempo (Programas ou Cronogramas. Ex.: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA) ou comportamento (Regulamentos. Ex.: Ordem de Serviços, Comunicados de proibições, etc).

Em nível estratégico deve ser buscado mantido é o objetivo de crescimento da empresa. É um pressuposto tradicional de estratégia empresarial e que deve continuar sendo buscado. Isto obriga a que se mantenha a atitude de busca de oportunidades, que podem ser numerosas em momentos de incerteza e de grandes mudanças.

ORGANIZAÇÃO (NO SENTIDO DE ORGANIZAR E NÃO DE EMPRESA)

É a segunda função administrativa. Depende do planejamento, da direção e do controle para formar o processo administrativo.

Organização consiste em:

a) Determinar atividades específicas para o alcance dos objetivos (especialização);

b) Agrupar atividades em uma estrutura lógica (departamentalização);

c) Designar atividades de acordo com os cargos/funções (cargos e tarefas).

Nos níveis global, departamental e/ou operacional.

DIREÇÃO (ACIONAMENTO E DINAMIZAÇÃO)

Terceira função administrativa, complexa, envolve orientação, assistência, comunicação, motivação e todos os demais processos no sentido de influenciar colaboradores objetivando controlar comportamentos positivos em direção aos objetivos planejados.

CONTROLE

Quarta função administrativa. Verifica o processo em questão com o objetivo de mantê-lo na direção dos objetivos planejados.

O controle deve:

a) Estabelecer padrões e critérios necessários ao controle do processo;

b) Observação do desempenho funcional e em relação aos padrões estabelecidos;

c) Definição e execução das ações preventivas e corretivas necessárias para que as operações sejam mantidas dentro dos padrões estabelecidos, corrigindo variações, erros ou desvios.

Ocorre que não existe uma fórmula mágica para se gerar e gerir um planejamento empresarial eficaz. Na verdade, o planejamento consiste apenas no início da ação para solucionamento da problemática identificada. Na área de humanas muito se tem falado na importância em acreditar em determinado projeto ou empreendimento. Mas o que tenho observado é que essa prática é irracional e desastrosa. Acreditar que algo existe não fará esse algo existir. Acreditar que algo vai funcionar ou dar certo não significa que esse algo vai apresentar os resultados esperados. O que funciona mesmo é probabilidade baseada em dados e informações aplicados na ferramenta estatística da matemática. O resultado é a definição dos possíveis eventos futuros e suas chances de atingir as metas previstas.

Nenhum planejamento empresarial é autossuficiente. Por isso necessita de um administrador competente para sua geração e gestão, de acordo com a área do conhecimento e a abrangência, exigidos pelo plano. Esse administrador poderá ser interno ou externo. Lembrando que um planejamento mal elaborado poderá agravar o problema inicial, provocando perda de tempo e de recursos, desestabilização, desorientação e desinformação dos colaboradores envolvidos. Eventos esses que podem levar os gestores a cometerem erros irreparáveis. Portanto, a escolha do administrador responsável pela geração e gestão do plano constitui a etapa 00 (zero) de prioridade 00 (zero) do planejamento empresarial. Muita calma nessa hora.

Webgrafia:

[1] Planejamento

http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0034-75901979000100007&script=sci_arttext

http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901980000400007

http://www.regeusp.com.br/arquivos/C11-art01.pdf

http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/as-7-fases-do-planejamento/15544/

http://www.administracaoegestao.com.br/planejamento-estrategico/etapas-do-processo-de-planejamento-estrategico/

[2] A ferramenta 5W2H

https://heitorborbasolucoes.com.br/a-ferramenta-5w2h/

Artigos relacionados:

NR-01 e as Ordens de Serviços

Gestão preventiva dos Comportamentos Críticos