A importância do Plano de Ação no gerenciamento de projetos

A importância do Plano de Ação no gerenciamento de projetos – Por Heitor Borba

Planos de Ação resultam do Planejamento Estratégico e consistem no desdobramento dos mesmos em ações hierarquicamente organizadas e com ciclo de vida suficiente para atingir os objetivos planejados.

Enquanto o Planejamento Estratégico consiste num processo gerencial que visa a determinação dos objetivos, o Plano de Ação separa as ações destinadas ao cumprimento dos objetivos de acordo com as prioridades e de forma a facilitar a sua execução.

Os objetivos são determinados a partir das condições internas e externas à empresa e projeta a empresa para o futuro, levando em conta fundamentos básicos que devem ser respeitados pelos gestores responsáveis pela sua execução.

Como exemplo, temos um modelo de Plano de Ação para atingir os objetivos de instalação de exaustores para redução das exposições ocupacionais dos soldadores aos gases e fumos metálicos de soldas, baseado na ferramenta 5W2H:

P = PRIORIDADE

No Planejamento Estratégico foi identificada a problemática relacionada à exposição ocupacional dos soldadores aos agentes nocivos, cujo objetivo determinado foi á instalação de exaustores objetivando a redução dessas exposições. O Planejamento foi desdobrado em várias ações necessárias ao seu gerenciamento, resultando no Plano de Ação acima. A complexidade do Plano de Ação depende da complexidade de execução do Planejamento.

Gerenciamento de projetos um conjunto de ferramentas gerenciais destinadas a geração e ajuste de um conjunto de habilidades administrativas para executar com eficiência e eficácia um projeto.

Projeto é um empreendimento não repetitivo que se caracteriza por possuir uma sequência clara e lógica de eventos a serem desencadeados ou executados até a sua conclusão. O projeto se destina a atingir um objetivo previamente determinado.

Logicamente cada projeto exige profissionais com habilidades especificas para gerenciamento do projeto e dos recursos físicos e humanos.

O Plano de Ação, como todo projeto, possui ciclo de vida característico (planejamento, desenvolvimento e encerramento), que devem ser aplicados em cindo etapas:

INICIO => PLANEJAMENTO => EXECUÇÃO => MONITORAMENTO => CONTROLE => ENCERRAMENTO

INICIO

O gestor responsável pela execução do Plano de Ação do Planejamento Estratégico deve conhecer todas as fases do seu ciclo de vida. Esse conhecimento é necessário para permitir a organização do projeto com eficiência. A análise correta do ciclo de vida do projeto, por exemplo, permite ao gestor conhecer a etapa de execução do projeto, possíveis pendências, progresso, atrasos, etc

Quando da execução de projetos podem ocorrer alguns fatores importantes:

a)    Mudança nas características do projeto;

b)    Definição cada vez mais clara em relação a prazos e custos a medida que a execução avança em direção as etapas finais do projeto;

c)    Maior facilidade em relação a correção de desvios quando descobertos nas fases iniciais de execução do projeto.

PLANEJAMENTO

Ponto mais importante do projeto. Na fase de planejamento é que ocorrem os detalhamentos, como:

a)    Cronograma de execução;

b)    Atividades de execução e de apoio;

c)    Participação dos profissionais;

d)    Custos;

e)    Elaboração de Planos Ação secundários ou auxiliares (Comunicação, Risco, Qualidade, Recursos Humanos, etc)

EXECUÇÃO

Fase de execução do Projeto em sua plenitude e que possui as seguintes características:

a)    Consome a maior parte do orçamento;

b)    Necessita da aplicação da maior parte dos esforços e dos recursos físicos e humanos;

c)    Executa a maior parte dos serviços previstos;

d)    Materializa tudo o que foi planejado anteriormente;

e)    Evidenciação de erros e desvios cometidos.

MONITORAMENTO

A fase de monitoramento ocorre durante a execução do projeto através dos Planos de Ação Auxiliares e ao final através do monitoramento geral. Esse monitoramento objetiva aferir a eficácia do projeto em todas as áreas alocadas para sua execução, como por exemplo:

a)    Contábil;

b)    Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional;

c)    Responsabilidade Social;

d)    Eficiência durante a execução;

e)    Eficácia do projeto executado.

CONTROLE

O controle do projeto ocorre durante a fase de execução e objetiva a correção ou ajuste de possíveis desvios ou erros de execução em relação ao planejamento. Os ajustes podem ser preventivos ou corretivos. As correções são sempre corretivas.

ENCERRAMENTO

Encerrar um projeto significa:

a)    Formalizar o encerramento por meio de documento específico garantindo que o mesmo foi executado conforme o planejamento, com estipulação de garantias e assistência técnica;

b)    Encerrar legalmente os documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciários, ambientais e outros necessários de acordo com o tipo de projeto executado.

O projeto pode ser de construção um prédio, da instalação de uma máquina, da mudança do fluxo de produção ou de qualquer outro projeto que possua complexidade para sua execução.  A importância do Plano de Ação reside na necessidade de gerenciamento do Planejamento Estratégico, permitindo a sua execução eficiente e eficaz. O Plano de Ação desdobra o Planejamento Estratégico em diversas partes ou ações menores, que são executadas nas etapas INICIO => PLANEJAMENTO => EXECUÇÃO => MONITORAMENTO => CONTROLE => ENCERRAMENTO. Caso contrário não seria possível executar o Planejamento Estratégico devido a enormidade de detalhes.

Webgrafia:

http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1283

http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/a-importancia-do-plano-de-projeto/71445/

https://www.oficinadanet.com.br/artigo/2008/o_plano_de_acao_de_um_projeto

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