Assinatura digital para os documentos de SST – Por Heitor Borba
A Portaria n.º 211, de 11 de abril de 2019, dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à Saúde e Segurança no Trabalho – SST.
Primeiro vamos a explicação de alguns conceitos sobre Assinatura Digital. Toda assinatura Digital é Eletrônica, mas nem toda Assinatura Eletrônica é Digital. Assinatura Eletrônica é um tipo de assinatura do qual fazem parte outras modalidades de assinatura (inclusive a digital) e compreende todos os tipos de firma que utilizam mecanismos eletrônicos como forma de validação, como por exemplo, senhas alfanuméricas, SMS, Token, biometria e Assinatura Digital. Assinatura Digital é apenas uma das muitas modalidades de Assinatura Eletrônica existentes e utilizadas atualmente. A Assinatura Digital é segura e atua com o Certificado Digital no padrão ICP-Brasil, emitido por uma Autoridade Certificadora licenciada pelo Instituto de Tecnologia da Informação (ITI). A escolha entre a Assinatura Digital e outros tipos de Assinatura Eletrônica depende do nível de segurança do documento a ser assinado. Por isso, quando da contratação da Assinatura Digital, especifique para o seu provedor a finalidade da assinatura, se precisa que tenha validade de reconhecimento de firma em cartório ou não. Para documentos de SST geralmente não precisa ter reconhecimento de firma em cartório. Existem vários provedores de Assinaturas Digitais, como os Correios e SERASA. Pode contratar, mediante pagamento anual, com chave de acesso móvel externa (token) ou instalada no próprio computador. A desvantagem deste último é que só pode assinar documentos que estejam no computador onde a chave se encontra instalada. Também se ocorrer danos ao HD é necessário contratar outra Assinatura Digital (o provedor não tem como recuperar).
Com a Assinatura Digital é permitido assinar todos os documentos de SST. Considerando que a área de SST é multidisciplinar, apenas uma Assinatura Digital permite que várias pessoas assinem os documentos numa mesma chave. Para isso, basta enviar por e-mail para o profissional. O profissional deverá cadastrar nome e CPF e criar senha para assinar na mesma chave. Também pode cadastrar os profissionais com o mesmo e-mail da empresa e todos assinam no mesmo computador.
O que tem gerado dúvidas é o Parágrafo segundo do Artigo primeiro da Portaria 211/2019:
“§ 2º O arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados neste artigo deve ser apresentado no formato “Portable Documet Format – PDF” de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.”
Para atendimento a este item, proceda da seguinte forma:
1-Baixe o Adobe Acrobat Reader DC;
2-Contrate a Assinatura Digital;
3-Salve o documento em “PDF/A (Preservação à longo prazo)” no “PDF Creator”:
4-Escolha a pasta onde quer salvar e selecione “Arquivo PDF/A-1b (*.pdf)”:
5-Feche o documento, abra o Adobe Acrobat Reader DC no menu iniciar e em seguida abra o documento salvo:
6-Veja que aparece uma barra azul informando que o documento está em PDF/A. Clicando no último botão do lado esquerdo aparecem os padrões do PDF (PDF/A-1B, ISO 19005-1);
7-Clique em Ferramentas => Certificados => Assinar digitalmente e marque com o mause o local do documento onde deseja que a assinatrua apareça.
8-Depois é só seguir os passos para assinatura:
Pronto, seu documento está assinado digitalmente e em conformidade com a Portaria 211/2019.
Esse é um caminho sem volta. O mundo está caminhado para a eliminação total de papéis, adoção de trabalho em home office, adoção de videoconferências, automação da produção, dentre outras mudanças.
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